L’organismo di gestione del progetto, precisamente il Comitato di Gestione del Progetto (CGP) è la struttura guida, coordinatrice e decisionale della presente iniziativa. È guidato dal dirigente progettuale del Beneficiario Coordinatore. In caso di dispute, il direttore progettuale rappresenta l’ultima decisione, presentando istanza per affrontare difficoltà o vincoli tecnici o strategici. A proposito degli altri membri del Comitato di Direzione, essi sono i coordinatori di ogni attività secondo una condivisione delle responsabilità basata sulle competenze, come è spiegato nella descrizione delle attività. La struttura gestionale così come le responsabilità e i doveri dei partner saranno fissati in un Accordo di Partnership dettagliato.

Le attività di gestione del progetto come il CGP e, nello specifico, le attività del dirigente del progetto, nell’ambito delle competenze del Beneficiario Coordinatore, mirano ai seguenti obiettivi:

– presiedere il CGP e preparare i meeting del CGP comunicando tempestivamente ai rappresentanti partner l’agenda delle giornate e mostrandosi disponibili a ricevere da loro osservazioni e proposte;

– assicurare una buona e tempestiva implementazione delle attività previste da un punto di vista quantitativo e qualitativo;

– assicurare la pianificazione strategica dell’iniziativa a tutti i livelli così come la capacità di prendere decisioni per continuare il progetto secondo i piani se dovessero verificarsi difficoltà o riscontrarsi vincoli;

– riferire alla Commissione Europea come stabilito nell’Accordo di Sovvenzione e i suoi allegati o come richiesto dalla Commissione, ed essere responsabile davanti a questa in merito alla distribuzione ordinaria di resoconti tecnici ed economici e richieste di pagamento. L’informazione includerà la preparazione di un resoconto di avvio, resoconti sullo svolgimento, resoconti intermedi e finali con richieste di pagamento;

– monitorare lo stato fisico ed economico dell’implementazione del progetto comunicando eventuali ritardi e problemi da indirizzare al CGP;

– guidare la segreteria tecnica del CGP redigendo i suoi verbali e sottoponendoli ai partner per la loro approvazione e/o proposta di revisione prima della consegna ufficiale;

– raccogliere tempestivamente dichiarazioni e resoconti, inclusi i certificati di revisione contabile, dal Partner per la trasmissione alla Commissione;

– assicurare un rapido invio di tutti i prodotti, inclusi i resoconti, così come identificati nell’Accordo di Sovvenzione e suoi allegati o richiesti dalla Commissione per la revisione e la contabilità, inclusi i risultati della revisione contabile preparata da revisori indipendenti.

Il responsabile finanziario e amministrativo del Beneficiario Coordinatore si occuperà delle questioni economiche e amministrative in merito all’ammissibilità delle spese e al modo di gestirle e presentare resoconti economici e amministrativi. In particolare, il responsabile amministrativo del Beneficiario Coordinatore seguirà non solo la relazione finanziaria e amministrativa del Beneficiario Coordinatore ma anche gli altri partner, verificando in primis la domanda di ammissibilità delle spese e restando a disposizione per la consultazione da parte di responsabili amministrativi di altri partner su queste tematiche.

Gestione progettuale da parte del Comune di Altamura.

Agirà in stretto coordinamento con il Comune di Gravina in Puglia. Considerando la realizzazione di attività gemelle nei due Comuni (tranne i lavori infrastrutturali che interesseranno nello specifico il Comune di Gravina in Puglia), la metodologia da seguire sarà la stessa così come i tempi di realizzazione. Il Comune di Altamura avrà un coordinatore locale che sarà strettamente legato al dirigente del progetto di Gravina. Considerando l’area del progetto relativamente ristretta,

sarà facilmente raggiunto un buon coordinamento a partire dalla stesura di un buon Piano d’Azione per il primo anno del progetto che sarà aggiornato entro i primi 9 mesi del progetto e revisionato di conseguenza prima della fine di ogni periodo di relazione.

Gestione progettuale da parte della Regione Puglia

La Regione Puglia opererà nel progetto attraverso un funzionario che agirà come supervisore amministrativo e tecnico delle attività complessive del progetto. Avendo una considerevole esperienza nella gestione del progetto LIFE e come ente con competenze legislative in campo ambientale, la regione Puglia costituirà un costante punto di riferimento per il Beneficiario Coordinatore in termini di suggerimenti e osservazioni strategiche o tecniche. Il ruolo del monitoraggio regionale giocherà a favore di una implementazione efficace ed efficiente delle attività del progetto e dei risultati degli obiettivi del progetto.

Insieme al CGP incaricato della gestione globale strategica delle attività, la Commissione Scientifica (CS) prevista nell’Azione A.1 è uno speciale organismo del progetto con lo scopo di raccogliere e valorizzare la lezione imparata dalle migliori pratiche testate al fine di fornire input alla comunità scientifica nazionale e internazionale e agli enti istituzionali interessati alla salvaguardia della specie di riferimento del progetto (il Falco Naumanni). Il gruppo-cuore di questa CS (Commissione Scientifica) sarà costituito da esperti italiani provenienti dai territori caratterizzati da una forte presenza del Falco Naumanni, precisamente Sicilia, Sardegna, Basilicata, Puglia – Gargano ed Emilia Romagna. Avrà un ruolo guida nel monitoraggio scientifico delle azioni e nello stabilire le migliori pratiche per essere esportate a livello mondiale. Dal ventiquattresimo mese del progetto la CS (Commissione Scientifica) sarà aperto alla partecipazione internazionale. A questo scopo è previsto nel progetto un adeguato budget per il viaggio e l’ospitalità di specialisti internazionali su questa specie.

Problemi o vincoli di natura tecnica o di altra natura che emergono dall’analisi condotta dalla CS (Commissione Scientifica) saranno sottoposti al dirigente del progetto che aprirà una consultazione tra i numerosi gruppi coinvolti nel progetto per un eventuale ri-orientamento delle azioni. Per il suo ruolo istituzionale, la Regione sarà consultata e la sua opinione presa in forte considerazione in caso di gravi ritardi o altri vincoli sopraggiunti.

 Ragioni per le quali questa azione è necessaria:
Il metodo impiegato seguirà le regole di partnership delle responsabilità e delle decisioni condivise relative allo sviluppo ordinario delle attività o ad eventuali vincoli e difficoltà emergenti durante il progetto. Queste regole saranno moderate da un’ultima istanza per l’attività decisionale fornita dal dirigente del progetto in caso di stallo dovuto a differenti opinioni tra i partner. Una comunicazione tempestiva e sicura e un’informazione che condivida il sistema che muove dal dirigente del progetto ai partner e da questi ultimi al primo fornirà le migliori pre-condizioni per un’efficace ed efficiente gestione del progetto. In ogni caso, diritti e doveri dell’intera partnership saranno stabiliti nell’Accordo di Partnership. La trasparenza in termini di condivisione dell’informazione sarà un corollario di una buona gestione della partnership. Il Comitato di gestione del Progetto e il dirigente del progetto saranno tecnicamente assistiti nei loro compiti da un gruppo di consulenza specializzato nella gestione dei progetti europei, al fine di neutralizzare la loro mancanza di esperienza con taluni progetti ed evitare difficoltà derivanti da inadempienza accidentale con le regole del programma. Questa gruppo di consulenza parteciperà ai meeting CGP; spiegherà le regole del programma ai partner; coordinerà la stesura dei resoconti delle attività; darà consigli in tutti i casi nei quali è in gioco la necessità di cambiamenti alla bozza di progetto originale; esaminerà la conformità di tutti i prodotti di divulgazione con le regole del programma e il parere LIFE.
Beneficiario responsabile della realizzazione
Gravina
Risultati attesi (informazioni quantitative ove possibile)
Le azioni progettuali sono realizzate tempestivamente e secondo i criteri qualitativi richiesti.

I risultati attesi del progetto e gli obiettivi sono raggiunti tempestivamente e secondo i criteri qualitativi e quantitativi stabiliti.

Viene assicurata una gestione tecnica e finanziaria solida.

Vengono stabiliti una comunicazione e un sistema decisionale appropriati tra i partner.

La Commissione Europea è informata circa i vincoli tecnici ed economici che sono eventualmente emersi e ad essa viene riportato tempestivamente lo stato di implementazione del progetto.

I resoconti alla Commissione Europea sono in linea con le procedure e i regolamenti stabiliti.

I contributi della Commissione Europea sono ricevuti e distribuiti.

La contabilità è revisionata.